Vollständige Belege von Mandanten: Wie Kanzleien das Nachfordern beenden

Für die meisten Mandant:innen ist die Belegabgabe eine Nebensache. Rechnungen liegen im Postfach, als Foto am Handy oder als Papier im Auto. Gesammelt wird am Monatsende, oft alles auf einmal. Ob auf einer Rechnung die Rechnungsnummer fehlt oder ob sie auf die richtige Firma ausgestellt ist, prüft dabei niemand.

In der Kanzlei beginnt dann die eigentliche Arbeit. Belege werden den Zahlungen zugeordnet, Lücken gesucht und Rückfragen geschrieben. Auf jede E-Mail wartet man ein paar Tage, manchmal braucht es eine zweite Erinnerung. Den Überblick hat jemand in einer Liste oder im Kopf. Mit jedem neuen Mandat wächst dieser Aufwand mit. Mehr dazu steht im Beitrag über Buchhaltungssoftware für Steuerberater.

• Upload im Browser. Mehrere Belege auf einmal, mehrseitige Belege zusammengefügt, mit Hinweisen wie „bar bezahlt“ oder „Skonto“. Eine PDF mit mehreren Rechnungen trennt alven beim Hochladen automatisch in Einzelbelege.
• Weiterleiten per E-Mail. Rechnungen, die ohnehin per Mail kommen, leiten Mandant:innen als Anhang an upload@alven.at weiter. Zugeordnet wird über die Absenderadresse. Die Kanzlei legt je Mandant:in fest, welche Adressen freigegeben sind.
• Die alven App für iOS und Android. Papierbelege werden direkt nach dem Bezahlen fotografiert oder mit automatischer Kantenerkennung gescannt. PDFs lassen sich aus den Dateien übernehmen. Ohne Netz bleibt der Beleg am Handy gespeichert und wird übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.

Die App ist für iOS und Android ab Oktober 2026 verfügbar. Sie ergänzt die anderen Wege. Am meisten hilft sie bei Papierbelegen, die sonst oft gar nicht am Schreibtisch ankommen.

Beim Hochladen erkennt alven außerdem doppelte Belege und Dokumente, die keine Rechnung sind. Auch Rechnungen auf ein anderes Unternehmen fallen auf. Mandant:innen sehen den Beleg dann unter „Klärung nötig“, zusammen mit dem konkreten Grund.

Fehlt eine Pflichtangabe, muss das ausstellende Unternehmen die Rechnung berichtigen. Mandant:innen laden die korrigierte Fassung direkt am Beleg hoch, die alte Fassung wird archiviert. Ist ein Hinweis ein Fehlalarm, kann eine berechtigte Person ihn mit Begründung übersteuern. Das wird protokolliert und ist später im Review sichtbar. Die fachliche Beurteilung in der Kanzlei braucht es trotzdem. Die Prüfung sorgt dafür, dass offensichtliche Lücken früher auffallen.

Die Kontoumsätze kommen über die PSD2-Schnittstelle der Bank. Der Zugriff ist rein lesend, alven kann keine Zahlungen auslösen. Die Umsätze werden mit den Belegen abgeglichen. Was danach übrig bleibt, ist die Liste der fehlenden Belege, direkt aus dem Konto abgeleitet. Mandant:innen sehen sie im Browser und in der App und können den passenden Beleg nachreichen.

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist das besonders wichtig, weil das Zahlungsdatum das Buchungsdatum ist. Eine Zahlung ohne Beleg ist dort eine echte Lücke in der Buchhaltung. Vorgänge ohne Belegpflicht, etwa Bankspesen, werden als belegfrei markiert und verschwinden aus der Liste.

Die Kanzlei stellt die Rückfrage direkt am betroffenen Beleg. Mandant:innen sehen sie in ihren offenen Aufgaben, im Browser und in der App. Antworten laufen über den Chat mit der Kanzlei. Wird die berichtigte Rechnung hochgeladen, ist die Rückfrage automatisch erledigt. Beide Seiten sehen denselben Stand und müssen nicht im Postfach suchen, welche Mail zu welchem Beleg gehört.

Damit nichts liegen bleibt, schickt alven den Mandant:innen eine Zusammenfassung ihrer offenen Rückfragen, standardmäßig einmal pro Woche. Die Kanzlei bekommt jeden Tag einen Überblick, was zur Prüfung bereitliegt.

Vor dem Abschluss erscheint eine Checkliste. Sie zeigt, wie viele Belege geliefert sind, welche Aufgaben noch offen sind und welche Dokumente einen Fehler haben. Nach dem Abschluss bekommt die Kanzlei sofort eine E-Mail. Darin stehen die Zahl der gelieferten Belege und alles, was noch offen war.

Der Abschluss bucht nichts und übermittelt keine UVA. Er ist eine Meldung an die Kanzlei. Ein Monat lässt sich auch mit offenen Hinweisen abschließen, die Kanzlei sieht dann genau, was noch fehlt. Die fachliche Freigabe bleibt immer in der Kanzlei.

1. 01Für jede Situation einen Abgabeweg anbieten. Upload im Büro, Weiterleitung per E-Mail für digitale Rechnungen und die App für Papierbelege unterwegs.
2. 02Je Mandant:in die Absenderadressen freigeben, von denen Rechnungen weitergeleitet werden. Dann landet jede Mail beim richtigen Unternehmen.
3. 03Die Bankkonten anbinden. Fehlende Belege zeigt dann die Liste „Beleg fehlt“, und die Rundmail an alle Mandant:innen fällt weg.
4. 04Rückfragen direkt am Beleg stellen. Die Antwort kommt dann genau dort an, wo sie gebraucht wird.
5. 05Mit den Mandant:innen einen fixen Termin für den Monatsabschluss vereinbaren, rechtzeitig vor der UVA.

Keine Software kann einen Beleg herbeischaffen, den es nicht gibt. Eine fehlerhafte Rechnung muss weiterhin das ausstellende Unternehmen berichtigen. Ändern lässt sich aber der Zeitpunkt. Lücken fallen schon beim Hochladen auf, und die Rückfrage erreicht die Mandant:innen dort, wo sie sie beantworten können.

Außerdem machen nicht alle Mandant:innen mit. Die Kanzlei kann Belege jederzeit auch selbst hochladen. Am meisten bringt es aber dort, wo Mandant:innen ihre Belege selbst abgeben und Rückfragen selbst beantworten. Nach meiner Erfahrung gelingt das am ehesten, wenn der neue Weg für sie einfacher ist als der alte.

Welche Angaben braucht eine Rechnung bis 400 Euro?

Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro brutto genügen nach § 11 Abs. 6 UStG weniger Angaben. Neben dem Ausstellungsdatum sind das: Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, das Entgelt samt Steuerbetrag in einer Summe und der Steuersatz.

Ab wann muss die UID-Nummer des Empfängers auf der Rechnung stehen?

Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 10.000 Euro übersteigt und die Leistung an einen anderen Unternehmer geht. Außerdem muss der leistende Unternehmer im Inland Wohnsitz, Sitz oder Betriebsstätte haben. Darunter reicht die UID-Nummer des Ausstellers.

Dürfen Mandant:innen eine fehlende Rechnungsnummer selbst nachtragen?

Nein. Fehlt eine Pflichtangabe, muss das ausstellende Unternehmen die Rechnung berichtigen. Mandant:innen fordern die korrigierte Rechnung an und laden sie direkt am betroffenen Beleg hoch. Die alte Fassung bleibt archiviert.

Brauchen Mandant:innen eine App, um Belege abzugeben?

Nein. Upload im Browser und Weiterleitung per E-Mail funktionieren ohne App. Die alven App für iOS und Android hilft vor allem bei Papierbelegen unterwegs. Belege lassen sich fotografieren oder scannen, auch ohne Netz, und werden später automatisch übertragen.