Finmatics-Alternative für Österreich: Was Kanzleien 2026 vergleichen sollten

Finmatics ist ein Softwareanbieter aus Wien, gegründet 2016. Das Produkt heißt Fin und richtet sich an Steuerkanzleien und Buchhaltungsteams mit vielen Belegen. Fin liest Belege aus und erstellt Buchungsvorschläge im System, das die Kanzlei schon nutzt, etwa DATEV, BMD oder RZL.

Das ist ein solider Ansatz. Finmatics nennt mehr als 1.300 Unternehmen als Kunden, hostet in der EU und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Wer eine Alternative sucht, tut das meist aus zwei Gründen: wegen der Kosten und wegen des Aufwands, bis die Automatisierung wirklich trägt.

Finmatics veröffentlicht seine Preise. Alle Angaben in diesem Abschnitt stammen aus der Preisliste von Finmatics, Stand November 2026. Die Pakete wirken auf den ersten Blick überschaubar. Die Beträge gelten netto bei jährlicher Vorauszahlung, monatliche Zahlung kostet 20 Prozent Aufschlag. Dazu kommt eine verpflichtende Onboarding-Pauschale von 1.990 Euro.

Das sind Einstiegswerte. Der springende Punkt ist das Volumen: Alle Pakete enthalten nur 3.000 Buchungszeilen pro Monat. Die Buchungszeile ist die kleinste Abrechnungseinheit von Finmatics, eine Rechnung mit Split auf zwei Konten zählt bereits doppelt. Bei vielen Kanzleien ist dieses Kontingent schnell erreicht.

Danach wird es erst richtig teuer: Jede weitere Stufe von 1.500 Zeilen kostet 50 Prozent des Paketpreises, jeden Monat. Für Pro Fin ergibt das diese eigene Hochrechnung:

Die Tabelle ist eine eigene Hochrechnung aus den Listenpreisen von Finmatics, Stand November 2026, ohne Onboarding. Finmatics nennt neben der Nachverrechnung auch ein Upgrade als Alternative. Wie viele Zeilen ein Beleg erzeugt, hängt vom Mandanten ab. Einfache Rechnungen brauchen weniger, Sammelrechnungen und aufgeteilte Belege deutlich mehr. Je komplexer die Mandanten, desto teurer wird also derselbe Beleg.

Dazu kommen weitere Posten, die auf der Preisseite einzeln ausgewiesen sind:

• Bank-Transaktionen: 119 Euro pro Monat.
• Services Paket 2: 490 Euro pro Monat, empfohlen ab Plus Fin.
• Services Paket 3: 990 Euro pro Monat, empfohlen ab Pro Fin.
• Consulting: 240 Euro pro Stunde.

Schon mit den enthaltenen 3.000 Zeilen liegt Pro Fin mit dem empfohlenen Services Paket 3 und Bank-Transaktionen im ersten Jahr bei rund 27.900 Euro netto. Das ist ein hoher Fixkostenblock, der auch in Monaten mit wenig Belegen anfällt.

Finmatics ersetzt keine Buchhaltungssoftware, es läuft im bestehenden System. Die Kosten für BMD, RZL, DATEV oder eine andere Kanzleisoftware fallen also weiterhin an, zusätzlich zu den Finmatics-Paketen.

Auf Mandantenseite geht es weiter. Wer Rechnungen schreibt, braucht dafür ein eigenes Werkzeug, etwa sevDesk, denn eine Fakturierung ist auf der Finmatics-Preisliste nicht aufgeführt. Auch das kostet jeden Monat.

Dazu kommt die Komplexität. Jedes weitere Tool im Stack der Kanzlei bedeutet mehr Schnittstellen, mehr Zugänge und mehr Stellen, an denen Daten auseinanderlaufen können. Das Team muss alle Systeme kennen, und die Mandant:innen arbeiten in mehreren Oberflächen.

Mit alven kann das in einem System zusammenlaufen: Belege, Bank, Fakturierung, offene Posten und Meldungen liegen im selben Arbeitsbereich. Will die Kanzlei ihr führendes System behalten, bleibt der Export nach BMD, RZL oder DATEV möglich. Die Entscheidung liegt bei dir.

alven rechnet anders ab: Es zählt der Beleg, nicht die Zeile. Ein aufgeteilter Beleg kostet genauso viel wie ein einfacher. Die Kanzlei bucht ein Belegpaket für alle Mandanten gemeinsam, und nicht genutzte Belege wandern in den Folgemonat. So zahlst du für ruhige Monate nicht doppelt.

• Keine Aufpreise für komplexe Belege: Split-Buchungen und die KI-Prüfung gehören zum Beleg, unabhängig vom Paket.
• Unbegrenzte Kanzlei-Benutzer: Das ganze Team arbeitet mit.
• Weniger Tools: Fakturierung und Bankanbindung sind im Mandantenzugang enthalten und ersetzen eigene Werkzeuge dafür.

Arbeiten deine Mandant:innen direkt in alven, kommen Mandantenzugänge dazu. Darin sind Bankanbindung, App, Fakturierung und die FinanzOnline-Schnittstelle bereits enthalten. Viele Kanzleien verrechnen diese Zugänge direkt weiter. Die genauen Preise für deine Belegmenge bekommst du im Gespräch.

Finmatics setzt auf trainierbare Logik. Ab Plus Fin gibt es das Trainingscenter, Fin fragt bei Unklarheiten nach und speichert die Antworten als Regeln. Das Wissen wächst also mit der Arbeit der Kanzlei. Laut FAQ laufen die ersten Belege ab dem ersten Tag, spürbare Entlastung stellt sich meist nach einigen Wochen ein. Bis größere Mandanten weitgehend ohne Rückfragen laufen, vergehen demnach einige Monate.

alven hat kein Trainingscenter, weil es keines braucht. Die KI kennt österreichische Kontenrahmen und Steuersätze von Anfang an. Deshalb erstellt sie ab dem ersten Beleg treffsichere Buchungsvorschläge, ohne Anlernphase je Mandant. Bei der Belegauslese haben wir intern eine Genauigkeit von über 99,6 Prozent gemessen. Dazu lernt die KI trotzdem, nur eben nebenbei:

• Im Hintergrund: Freigegebene und korrigierte Buchungen fließen in die nächsten Vorschläge desselben Mandanten ein, ohne eigenen Arbeitsschritt.
• Alte Buchungen einspielen: In Alt-Buchungen, etwa einem BMD-Journal, erkennt alven wiederkehrende Muster.
• Regeln von der KI: Aus diesen Mustern und aus Richtlinien der Kanzlei entwirft die KI selbst Regeln. Wirksam werden sie erst nach fachlicher Freigabe.

Für die Kanzlei zählt der Unterschied im Alltag: Der Aufwand steckt nicht in einem eigenen Trainingsbereich, den jemand pflegen muss. Die normale Prüfung reicht.

In einer Kanzlei entscheidet selten der gedruckte Betrag. Entscheidend ist der Kontext: wofür der Beleg ist, welches Fahrzeug gemeint ist, was jemand darauf notiert hat. alven wertet deshalb neben dem Belegtext auch das Bild aus, einschließlich handschriftlicher Vermerke und Stempel.

Ein Beispiel aus dem Alltag ist das Kfz. PKW und Kombi sind in der Regel vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, ein Fiskal-LKW oder ein emissionsfreier PKW kann dagegen abzugsberechtigt sein. Hat ein Mandant beide Arten im Fuhrpark, hängt die richtige Buchung am einzelnen Beleg. Steht auf der Werkstattrechnung handschriftlich, um welches Fahrzeug es geht, fließt das in den Vorschlag ein. Fehlt der Nachweis, bleibt es beim Ausschluss, und der Vorschlag weist darauf hin.

• Handschriftlich ergänztes Trinkgeld: Der gezahlte Betrag liegt über der gedruckten Summe und wird als solcher erkannt.
• Storno-Vermerke: Ein gestempeltes oder handschriftliches „Storno“ auf der Rechnung fließt in die Beurteilung ein.
• Kostenträger-Stempel: Handschriftliche Nummern werden gelesen und für die Zuordnung verwendet.
• Steuerliche Sonderfälle: Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb, Bewirtung und Abzugsteuer nach § 99 EStG sind Teil der Prüfung.

Jeder Vorschlag kommt mit Begründung und Belegstelle. So sieht die prüfende Person, warum die KI zu ihrem Ergebnis kommt, und muss es nicht nachrechnen.

Finmatics versteht sich als Automatisierung im bestehenden System. alven führt den ganzen Ablauf in einem Arbeitsbereich zusammen. Die Kanzlei kann das nutzen, muss es aber nicht: Das führende System darf bleiben.

• Bank: Kontoumsätze kommen über PSD2 herein und werden den Belegen zugeordnet.
• Meldungen: UVA und Zusammenfassende Meldung gehen über FinanzOnline ans Finanzamt.
• Buchhaltungsart: E/A-Rechnung und doppelte Buchhaltung laufen im selben System, je Mandant wählbar.
• Zusammenarbeit: Rückfragen gehen direkt am Beleg an die Mandant:innen, statt per E-Mail.
• Mobil: Mit der App fotografieren Mandant:innen Belege direkt nach dem Bezahlen.
• Umstieg: Kontenplan und Stammdaten werden beim Import von der KI eingeordnet, du prüfst die Vorschau.

alven und Finmatics im Vergleich, Stand November 2026

Kriterium	alven	Finmatics
Ansatz	Arbeitsbereich vom Beleg bis zur Meldung, Export nach BMD, RZL und DATEV	Automatisierung im bestehenden System, etwa DATEV, BMD, RZL oder Agenda
Abrechnung	Pro Beleg, Pakete mit Übertrag in den Folgemonat	Pro Buchungszeile, 3.000 Zeilen im Paket
Training	Kein Trainingscenter, keine Anlernphase je Mandant	Trainingscenter ab Plus Fin
Regeln	Regel-Entwürfe durch die KI, fachlich freigegeben	Regeln aus Antworten ab Plus Fin
Split-Buchungen	Split-Assistent und Split-Regeln im Review	Ab Pro Fin
Bankdaten	Kontoumsätze über PSD2	Zusatzmodul wandelt PDF-Auszüge um, 119 € pro Monat
Fakturierung	Angebote und Rechnungen direkt aus alven	Auf der Preisliste nicht aufgeführt
UVA und ZM	Übermittlung über FinanzOnline	Auf der Preisseite nicht aufgeführt

Die Angaben zu Finmatics stammen aus öffentlichen Quellen, vor allem der Preisseite (Stand: November 2026). Welche Banken und Systeme alven anbindet, steht in der Integrationsübersicht.

alven ist nicht für jede Kanzlei die bessere Wahl. Finmatics ist eine gute Option, wenn dein Schwerpunkt in Deutschland liegt und du tief in DATEV Unternehmen Online arbeitest. Das gilt auch, wenn du SAP oder Microsoft Business Central anbinden willst oder eine ISO-27001-Zertifizierung des Anbieters Voraussetzung ist.

alven passt, wenn du in Österreich arbeitest, ohne Trainingsphase starten willst und Bank, Beleg, Rückfrage und Meldung in einem Ablauf haben möchtest.

Listenpreise sagen wenig, solange der Rest offen bleibt. Diese Fragen helfen beim Vergleich, egal für welchen Anbieter du dich entscheidest:

• Was kostet das erste Jahr mit allen Modulen, die du wirklich brauchst?
• Wie viele Buchungszeilen erzeugen deine Belege tatsächlich, und was kostet die nächste Stufe?
• Welche Systeme bezahlen Kanzlei und Mandant:innen zusätzlich weiter?
• Wie lange dauert es, bis ein großer Mandant weitgehend ohne Rückfragen läuft?
• Wer pflegt Regeln und Training, und wie viele Stunden kostet das im Monat?
• Sind komplexe Belege im Paket enthalten, oder braucht es ein höheres Paket?
• Wo endet das Produkt: beim Buchungsvorschlag oder erst bei der Meldung?

Am aussagekräftigsten ist ein Test mit echten Belegen eines schwierigen Mandanten. Mehr zur Arbeit in der Kanzlei steht im Beitrag Buchhaltungssoftware für Steuerberater, den Überblick gibt die Seite alven für Steuerberatungen.

Was kostet Finmatics?

Laut Preisseite von Finmatics beginnen die Pakete für Kanzleien bei 750 Euro pro Monat und reichen bis 1.200 Euro, jeweils netto, bei jährlicher Vorauszahlung. Enthalten sind 3.000 Buchungszeilen pro Monat, jede weitere Stufe von 1.500 Zeilen kostet 50 Prozent des Paketpreises. Dazu kommt eine verpflichtende Onboarding-Pauschale von 1.990 Euro (Stand: November 2026).

Wann rechnet sich alven gegenüber Finmatics?

alven rechnet Belege ab, nicht Buchungszeilen. Ein aufgeteilter Beleg kostet deshalb genauso viel wie ein einfacher, und nicht genutzte Belege wandern in den Folgemonat. Arbeiten Mandant:innen direkt in alven, kommen Mandantenzugänge dazu.

Muss ich die KI von alven trainieren?

Nein. alven hat kein Trainingscenter, weil es keines braucht. Die KI kennt österreichische Kontenrahmen und Steuerregeln von Anfang an und erstellt ab dem ersten Beleg Buchungsvorschläge. Korrekturen und freigegebene Buchungen fließen im Hintergrund in die nächsten Vorschläge ein, ohne eigenen Arbeitsschritt.

Kann ich alte Buchungen in alven einspielen?

Ja. Du kannst Alt-Buchungen hochladen, etwa ein BMD-Journal. alven erkennt die wiederkehrenden Muster und entwirft daraus Regeln. Wirksam wird eine Regel erst, wenn sie fachlich freigegeben ist.

Liest alven handschriftliche Notizen auf Belegen?

Ja. alven wertet neben dem gedruckten Text auch handschriftliche Vermerke und Stempel am Beleg aus, zum Beispiel ein ergänztes Trinkgeld, einen Storno-Vermerk oder eine Kostenträger-Nummer. Beträge kommen weiter aus den ausgelesenen Belegdaten. Passt etwas nicht zusammen, weist der Vorschlag darauf hin.

Kann ich BMD, RZL oder DATEV weiter nutzen?

Ja. Das führende System darf bleiben. alven exportiert nach BMD, RZL und DATEV und verwendet den passenden Kontenrahmen: EKR für BMD und RZL, SKR07 für DATEV.