Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) – Public Beta

Betreiber:

alven FlexCo
Herrengasse 6-8/2/15, 1010 Wien, Österreich
FN 685046 x (Handelsgericht Wien)

E-Mail: founders@alven.at

Nachfolgend „alven“ genannt. Die unter alven.at angebotene Software-as-a-Service-Lösung wird nachfolgend „alven“ oder „die Plattform“ genannt.

1. Geltungsbereich und Anwendungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln ausschließlich die Nutzung der von alven angebotenen Plattform während der zeitlich befristeten, kostenfreien öffentlichen Beta-Phase (nachfolgend „Public Beta“) zwischen alven und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“ oder „Nutzer“).

1.2. Die Public Beta richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 UGB. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des KSchG ist nicht vorgesehen.

1.3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden, selbst bei Kenntnis, nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, alven hat ihrer Geltung ausdrücklich und in Schriftform zugestimmt.

1.4. Diese AGB gelten ausschließlich für die Public Beta. Für eine etwaige Nutzung über die Beta hinaus (z. B. im Rahmen eines kostenpflichtigen Abonnements) werden eigene, gesonderte AGB gelten, die dem Kunden rechtzeitig vor Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrages bereitgestellt werden.

2. Charakter der Public Beta

2.1. Die Public Beta ist eine kostenfreie Erprobungsphase, in der die Plattform von alven Nutzern zu Testzwecken zur Verfügung gestellt wird. Der Nutzer akzeptiert ausdrücklich, dass sich die Plattform in einem Entwicklungsstadium befindet.

2.2. Während der Public Beta können einzelne Funktionen instabil, unvollständig, fehlerhaft oder eingeschränkt nutzbar sein. Die Plattform kann unangekündigt geändert, eingeschränkt, erweitert oder neu strukturiert werden. Ergebnisse, Berechnungen und Vorschläge können fehlerhaft, unvollständig oder unpassend sein.

2.3. alven schuldet während der Public Beta keinen bestimmten Funktionsumfang und keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg. Mängelgewährleistung und Haftung sind gemäß Ziffer 9 dieser AGB beschränkt.

2.4. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Plattform während der Public Beta produktiv im Sinne einer alleinigen oder maßgeblichen Grundlage für rechnungswesen-, steuer-, bilanz- oder buchhaltungsbezogene Entscheidungen zu nutzen. Sämtliche Ergebnisse sind durch fachkundige Mitarbeitende des Kunden bzw. dessen Steuerberater eigenverantwortlich zu überprüfen.

3. Vertragsabschluss und Beta-Laufzeit

3.1. Der Vertrag über die Nutzung der Public Beta kommt durch die Registrierung des Kunden auf alven.at und deren Bestätigung durch alven zustande. alven behält sich vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen, insbesondere wenn der Nutzer kein Unternehmer im Sinne von Ziffer 1.2 ist.

3.2. Die Public Beta hat für jeden Nutzer eine Laufzeit von vier (4) Wochen ab Freischaltung des Zugangs. Eine automatische Verlängerung oder ein automatischer Übergang in ein kostenpflichtiges Abonnement findet nicht statt.

3.3. Nach Ablauf der vierwöchigen Beta-Laufzeit wird der Zugang des Nutzers zur Plattform deaktiviert. Eine weitere Nutzung setzt den Abschluss eines gesonderten kostenpflichtigen Vertrages zwischen alven und dem Kunden voraus.

3.4. alven ist berechtigt, einzelnen Nutzern nach billigem Ermessen eine Verlängerung der Beta-Phase einzuräumen. Ein Anspruch auf Verlängerung besteht nicht.

3.5. alven ist berechtigt, die Public Beta jederzeit ganz oder teilweise zu beenden, Funktionen abzuschalten oder einzelne Nutzerkonten ohne Angabe von Gründen mit angemessener Vorankündigung zu sperren. Bei sachlichem Grund (insb. Verstoß gegen diese AGB, missbräuchliche Nutzung, technische Notwendigkeiten, rechtliche oder behördliche Auflagen) kann eine Sperrung auch ohne Vorankündigung erfolgen.

4. Leistungsumfang während der Public Beta

4.1. alven stellt dem Kunden während der Beta-Laufzeit den Zugang zur Plattform über das Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang umfasst während der Public Beta insbesondere:

• KI-gestützte Verarbeitung von Eingangsrechnungen (OCR, Datenextraktion, Strukturierung);
• Automatische Verbindung von Belegen zu Banktransaktionen;
• KI-gestützte Kontierungs- und Buchungsvorschläge;
• Schnittstellen und Exportfunktionen zu gängigen Buchhaltungssystemen (insbesondere BMD, DATEV);
• Mandantenverwaltung für Steuerkanzleien (Verwaltung mehrerer Klienten in einem Account);
• weitere von alven während der Beta freigeschaltete Funktionen.

4.2. Der konkret zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbare Funktionsumfang ergibt sich aus der Plattform selbst und der jeweils aktuellen Produktbeschreibung. alven kann Funktionen jederzeit ergänzen, verändern oder einstellen.

4.3. Keine steuerberatende oder rechnungswesensbezogene Tätigkeit: alven erbringt keine Steuerberatungs-, Wirtschaftsprüfungs- oder Bilanzbuchhaltungsleistungen im Sinne des österreichischen Wirtschaftstreuhandberufsgesetzes (WTBG) bzw. Bilanzbuchhaltungsgesetzes (BibuG). Die Nutzung der Plattform ersetzt nicht die Inanspruchnahme eines qualifizierten Steuerberaters, Wirtschaftsprüfers oder Bilanzbuchhalters.

4.4. Hinweise, Empfehlungen, Vorschläge oder Klassifizierungen, die innerhalb der Plattform ausgegeben werden, sind automatisiert generierte, unverbindliche Informationen. Sie stellen keine steuerliche, rechtliche oder wirtschaftliche Beratung dar.

5. KI-gestützte Funktionen

5.1. Die Plattform setzt zur Erbringung wesentlicher Funktionen Künstliche Intelligenz („KI“) ein. Sämtliche von der KI erzeugten Ergebnisse (z. B. extrahierte Rechnungsdaten, Kontierungsvorschläge, Klassifizierungen) sind probabilistischer Natur. Sie können fehlerhaft, unvollständig oder fachlich unpassend sein und ersetzen keine fachkundige Prüfung.

5.2. Die KI agiert nicht vollautonom. Sämtliche Ergebnisse werden dem Nutzer zur Prüfung und Freigabe vorgelegt. Der Nutzer ist verpflichtet, alle KI-generierten Vorschläge, Daten, Auslesungen und Buchungssätze vor jeder weiteren Verwendung fachkundig zu prüfen und freizugeben. Die alleinige fachliche, rechtliche und steuerrechtliche Verantwortung für alle übernommenen Daten, Buchungen und Abschlüsse verbleibt ausschließlich beim Kunden bzw. dessen beauftragten Steuerberater oder Bilanzbuchhalter.

5.3. Der Kunde sichert zu, dass die die Plattform nutzenden Personen über die erforderliche fachliche Qualifikation verfügen, um die probabilistischen Ergebnisse der KI eigenständig beurteilen und korrigieren zu können.

5.4. Fair-Use bei KI-Funktionen: Die Nutzung der KI-gestützten Funktionen ist während der Public Beta kostenfrei, jedoch nicht unbegrenzt. alven ist berechtigt, die Anzahl der pro Nutzer maximal mit KI verarbeitbaren Rechnungen sowie die Nutzungsintensität sonstiger rechenintensiver KI-Funktionen nach Ermessen zu begrenzen. Konkrete Limits können je Nutzer oder Nutzergruppe (z. B. Unternehmen, Steuerkanzleien) unterschiedlich sein und werden in der Plattform oder in einer gesonderten Mitteilung an den Nutzer angezeigt. alven kann diese Limits jederzeit anpassen.

5.5. Bei Überschreitung des jeweiligen Limits kann alven die Nutzung der betroffenen KI-Funktion bis zum Ende der Beta-Laufzeit oder dem Erreichen eines neuen Abrechnungszeitraums drosseln, sperren oder eine entsprechende Anpassung anbieten. Die Kernfunktionalität der Plattform (z. B. Anzeige bestehender Daten, Exportfunktionen) bleibt davon unberührt, soweit technisch und wirtschaftlich zumutbar.

6. Nutzungsrechte und Pflichten des Kunden

6.1. alven räumt dem Kunden für die Dauer der Public Beta ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares und auf den vertraglichen Zweck beschränktes Recht ein, die Plattform für eigene interne Geschäftszwecke bzw. – bei Steuerkanzleien – für die Bearbeitung der Mandate ihrer Klienten zu nutzen.

6.2. Eine Vervielfältigung, Vermietung, Unterlizenzierung, Weitergabe an Dritte oder eine über den vertraglichen Zweck hinausgehende Nutzung der Plattform ist untersagt. Der Kunde wird die Plattform insbesondere nicht zu Reverse Engineering, zur Schaffung konkurrierender Produkte oder zu Benchmark- bzw. Performance-Tests zur Veröffentlichung nutzen.

6.3. Der Kunde verpflichtet sich:

• alle Informationen, Daten und Unterlagen, die alven zur vertragsgemäßen Leistungserbringung benötigt, vollständig, korrekt und rechtzeitig bereitzustellen;
• die Zugangsdaten zur Plattform geheim zu halten und vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen;
• die Plattform nur durch berechtigte Mitarbeitende bzw. – im Falle einer Steuerkanzlei – berechtigte Mitarbeitende oder ausdrücklich beauftragte Personen nutzen zu lassen;
• keine Inhalte hochzuladen oder zu verarbeiten, die gegen geltendes Recht (insb. Datenschutzrecht, Urheberrecht, Strafrecht) verstoßen, oder zu deren Verarbeitung er nicht berechtigt ist;
• keine Maßnahmen zu setzen, die die Funktionsfähigkeit, Sicherheit oder Integrität der Plattform gefährden könnten (z. B. automatisiertes Scraping, Lasttests, Eindringversuche);
• alle KI-Ergebnisse vor Übernahme bzw. Weiterverwendung fachkundig zu prüfen (siehe Ziffer 5).

6.4. Pflichten von Steuerkanzleien: Steuerkanzleien, die die Plattform zur Bearbeitung von Mandantendaten nutzen, sind dafür verantwortlich, eine ausreichende rechtliche Grundlage (insbesondere datenschutzrechtlich) für die Übermittlung und Verarbeitung der Mandantendaten in der Plattform zu schaffen. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung im Verhältnis zwischen Steuerkanzlei und ihrem Klienten ist Sache der Steuerkanzlei.

6.5. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Einhaltung aller seine Tätigkeit betreffenden gesetzlichen Pflichten, insbesondere steuerrechtlicher, abgabenrechtlicher (BAO) und unternehmensrechtlicher (UGB) Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Meldepflichten.

7. Verfügbarkeit, Support und Wartung

7.1. Best-Effort-Verfügbarkeit: alven bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Plattform während der Public Beta, sichert jedoch keine bestimmte Verfügbarkeitsquote zu. Aufgrund des Beta-Charakters kann es zu Ausfällen, Verzögerungen, Funktionsstörungen oder unangekündigten Unterbrechungen kommen.

7.2. alven ist berechtigt, die Plattform für Wartungs-, Update- und Weiterentwicklungsarbeiten vorübergehend zu unterbrechen. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Bei dringenden Sicherheits- oder Stabilitätsmaßnahmen kann eine Unterbrechung auch ohne Vorankündigung erfolgen.

7.3. Support: alven bietet während der Public Beta Support per E-Mail an founders@alven.at sowie über etwaige in der Plattform bereitgestellte Feedback- bzw. Support-Funktionen. Bearbeitete Support-Zeiten: Werktage (Montag bis Freitag) von 09:00 bis 19:00 Uhr (MEZ/MESZ), ausgenommen gesetzliche Feiertage in Österreich am Sitz von alven. Reaktionszeiten werden nicht zugesichert; alven bemüht sich um zeitnahe Bearbeitung.

7.4. alven ist berechtigt, die Plattform jederzeit weiterzuentwickeln, neue Funktionen einzuführen, bestehende Funktionen anzupassen, einzuschränken oder zu entfernen. Während der Public Beta bedarf dies keiner Vorankündigung.

8. Vergütung

8.1. Die Nutzung der Plattform ist während der vierwöchigen Public Beta für den Nutzer kostenfrei.

8.2. Eine Verpflichtung des Nutzers zur Zahlung eines Entgelts entsteht innerhalb der Beta-Laufzeit nicht und insbesondere auch nicht automatisch durch deren Ablauf. Für eine etwaige Nutzung der Plattform nach Ablauf der Beta gelten ausschließlich die dann gültigen, gesonderten AGB und Preisbedingungen, die der Nutzer aktiv akzeptieren muss.

9. Gewährleistung und Haftung

9.1. Aufgrund des Beta-Charakters und der Unentgeltlichkeit der Leistung leistet alven keine Gewähr für die Mangelfreiheit, Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der Plattform oder deren Ergebnisse. § 922 ff. ABGB findet im gesetzlich zulässigen Umfang keine Anwendung; eine Zusicherung bestimmter Eigenschaften erfolgt nicht.

9.2. Sofern alven die Plattform unentgeltlich zur Verfügung stellt, haftet alven – soweit gesetzlich zulässig – ausschließlich für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.

9.3. Unberührt bleibt die Haftung für Personenschäden, für Schäden nach dem Produkthaftungsgesetz sowie eine etwaige zwingende gesetzliche Haftung, die vertraglich nicht ausgeschlossen werden kann.

9.4. Die Haftung für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, mittelbare Schäden, Folgeschäden, Datenverluste (sofern nicht durch grobe Fahrlässigkeit von alven verursacht), Schäden Dritter sowie Schäden aus der Nutzung von KI-generierten Ergebnissen, die der Kunde entgegen seiner Prüfpflicht (Ziffer 5.2) übernommen hat, ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

9.5. alven haftet nicht für Schäden, die aus Umständen außerhalb ihres zurechenbaren Einflussbereichs (insbesondere höhere Gewalt, Ausfälle von Vorleistungen Dritter, Internet- oder Telekommunikationsausfälle, behördliche Anordnungen) resultieren.

9.6. Insgesamtbegrenzung: Soweit eine Haftung von alven besteht, ist sie – mit Ausnahme von Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Personenschäden und Produkthaftungsfällen – pro Schadensfall und insgesamt während der gesamten Beta-Laufzeit auf EUR 100,– begrenzt. Diese Begrenzung trägt dem Umstand Rechnung, dass die Plattform in der Public Beta unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird.

9.7. Der Kunde verpflichtet sich, alven von Ansprüchen Dritter (insbesondere Mandanten von Steuerkanzleien) freizuhalten, die aus einer Verletzung der dem Kunden obliegenden Pflichten (insb. Ziffern 5.2, 6.3 und 6.4) entstehen.

10. Datenschutz, Vertraulichkeit und KI-Nutzung von Daten

10.1. alven verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO und dem österreichischen DSG. Details zur Verarbeitung personenbezogener Daten während der Public Beta Phase ergeben sich aus der Datenschutzerklärung von alven.

10.2. Soweit alven im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO), schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Für die Nutzung der Plattform durch Steuerkanzleien zur Bearbeitung von Mandantendaten ist der Abschluss eines AVV zwischen alven und der Steuerkanzlei erforderlich.

10.3. Vertraulichkeit: Beide Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit zur Kenntnis gelangten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und ausschließlich zu vertraglichen Zwecken zu verwenden.

10.4. KI-Training und Produktverbesserung:

a) Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen Dritter und nicht zum allgemeinen, mandantenübergreifenden Training generischer KI-Modelle verwendet.

b) alven ist jedoch berechtigt, Kundendaten in soweit möglich anonymisierter Form zur Verbesserung der alven-Plattform zu verwenden, insbesondere zur Erhöhung der Genauigkeit von Belegauslese-Ergebnissen, der Qualität von Buchungs- und Kontierungsvorschlägen sowie zur Behebung von Fehlern, zur Analyse der Nutzung und zur Weiterentwicklung der Plattform. Eine Verwendung für andere Zwecke erfolgt nur, soweit hierfür eine eigene rechtliche Grundlage besteht. Der Kunde räumt alven das unentgeltliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Recht ein, im Rahmen der Public Beta übermitteltes Feedback, Verbesserungsvorschläge oder Fehlermeldungen zur Weiterentwicklung der Plattform zu verwenden.

c) Eine mandantenübergreifende Sichtbarkeit von Kundendaten gegenüber anderen Nutzern wird durch technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere logische Trennung der Daten) ausgeschlossen.

10.5. Während der Public Beta können Daten zu Fehleranalyse-, Diagnose- und Verbesserungszwecken in erhöhtem Umfang protokolliert werden. Der Kunde wird darauf hingewiesen und akzeptiert dies mit der Nutzung der Plattform während der Beta.

11. Daten nach Beendigung der Beta

11.1. Mit Ablauf der vierwöchigen Beta-Laufzeit bzw. einer einvernehmlich verlängerten Laufzeit wird der Zugang des Nutzers zur Plattform deaktiviert.

11.2. alven stellt dem Nutzer innerhalb der Beta-Laufzeit Exportfunktionen für seine Daten in den jeweils unterstützten Formaten zur Verfügung. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, seine Daten rechtzeitig vor Ablauf der Beta zu exportieren.

11.3. Sofern der Nutzer nach Ablauf der Beta keinen kostenpflichtigen Vertrag mit alven abschließt, ist alven berechtigt, die Daten des Nutzers nach Ablauf einer Übergangsfrist von dreißig (30) Tagen ab Ende der Beta-Laufzeit aus den Produktivsystemen unwiderruflich zu löschen. Technische Sicherungs-Backups werden gemäß den allgemeinen technischen Retention-Policies (in der Regel maximal weitere 30 Tage) aufbewahrt und anschließend ebenfalls gelöscht.

11.4. Auf ausdrücklichen schriftlichen Wunsch des Nutzers, der vor Ablauf der Übergangsfrist gemäß Ziffer 11.3 bei alven einlangt, kann alven einen ergänzenden Datenexport gegen Zahlung einer angemessenen Servicegebühr bereitstellen.

11.5. Der Kunde ist für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach BAO, UGB und sonstigen anwendbaren Vorschriften ausschließlich selbst verantwortlich. alven übernimmt keine Archivierungspflicht über die genannten Fristen hinaus.

12. Beendigung

12.1. Der Vertrag über die Public Beta endet automatisch und ohne weitere Kündigung mit Ablauf der vierwöchigen Beta-Laufzeit gemäß Ziffer 3.2 bzw. einer einvernehmlich verlängerten Laufzeit gemäß Ziffer 3.4.

12.2. Der Nutzer kann seinen Beta-Zugang jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung ex nunc beenden, indem er sein Konto in der Plattform löscht oder eine entsprechende Mitteilung an founders@alven.at sendet.

12.3. alven ist berechtigt, den Beta-Zugang eines Nutzers mit sofortiger Wirkung zu sperren oder zu beenden, insbesondere wenn:

• der Nutzer gegen wesentliche Pflichten aus diesen AGB verstößt;
• der begründete Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung der Plattform vorliegt;
• der Nutzer die Plattform in einer Weise nutzt, die rechtswidrig ist oder Rechte Dritter verletzt;
• alven die Public Beta insgesamt beendet (Ziffer 3.5).

12.4. Im Falle einer Beendigung gelten die Bestimmungen zu Daten und Datenexport gemäß Ziffer 11 entsprechend.

13. Schlussbestimmungen

13.1. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform (z. B. E-Mail). Dies gilt auch für eine Abänderung dieser Textformklausel.

13.2. alven ist berechtigt, diese AGB während der Beta-Laufzeit zu ändern, soweit dies aus sachlichen Gründen (z. B. rechtliche Änderungen, technische Weiterentwicklungen, Anpassung des Beta-Umfangs) erforderlich ist. alven wird den Nutzer über wesentliche Änderungen vorab in Textform informieren. Widerspricht der Nutzer den geänderten AGB nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen. Im Falle eines Widerspruchs kann alven den Beta-Zugang des Nutzers beenden.

13.3. Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts.

13.4. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist das für 1010 Wien sachlich zuständige Gericht, sofern der Kunde Unternehmer im Sinne des UGB ist.

13.5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Gleiches gilt im Falle einer Regelungslücke.